Ma trận Esseinhouse .

Ma trận Esseinhouse để xử lý công việc hàng ngày

Dwight Esseinhouse – vị tổng thống thứ 34 của nước Mỹ, nhà hoạt động quân sự quốc gia, đại tướng quân đội. Hằng ngày ông phải giải quyết số lượng khổng lồ công việc, vấn đề của nước Mỹ. Trước tình hình đó, ông đã nghĩ ra một phương pháp xếp loại các công việc, nhiệm vụ đang cần giải quyết theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Mỗi một nhiệm vụ được đánh giá trên các tiêu chí vầ độ quan trọng, cấp thiết và kết quả sinh ra một ma trận.


A. Là những việc Cấp thiết và quan trọng – những nhiệm vụ này, nếu không được thực hiện trong thời gian sớm nhất sẽ gây ra những hậu quả trầm trọng, tiêu cực.

B. Những nhiệm vụ không cấp thiết, nhưng quan trọng – những nhiệm vụ này, được thực hiện trong khoảng thời gian dài và có những mục đích nhất định

C. Những nhiệm vụ cấp thiết, nhưng không quan trong – đây là loại nhiệm vụ khó chịu nhất. Đó là những việc hiện tại, nhỏ lẻ, không thể bỏ được. Ví dụ như ghi, nộp các loại giấy tờ thông hành.

D. Những nhiệm vụ không cấp thiết, cũng không quan trọng – đó là những việc làm hằng ngày vào thời gian rảnh. Xem thời sự, phim truyền hình, lướt mạng xã hội. Có thể thấy ngay rằng những việc này không đáng để điền vào ma trận, nhưng quan trọng hơn là để tính xem ta phí với chúng bao nhiêu thời gian, lượng thời gian mà ta đáng lẽ ra nên học tiếng nước ngoài, hoặc làm những việc nhóm B

Chia các nhiệm vụ ra như thế nào ?

Với yếu tố “Cấp thiết” mọi thứ đều ít nhiều rõ ràng, hầu như tất cả mọi việc đều có những khoảng thời gian cụ thể. Nên lưu ý rằng, ma trận phù hợp với việc lên kế hoạch trong khoảng thời gian không quá một tuần.

Nhưng làm thế nào để xác định độ Quan trọng ? Để làm việc đó cần trả lời 3 câu hỏi:

- Điều gì sẽ xảy ra, nếu như mình không làm việc đó hôm nay ?

- Ai có thể làm việc đó thay tôi ?

- Nhiệm vụ đó có quan trọng để đạt được mục đích.

Sauk hi các nhiệm vụ được phân loại, chúng ta bắt đầu việc thực hiện chúng. Những công việc nhóm A có thể là những nhiệm vụ mất ít nhiều công thực hiện. Ta có thể kết hợp, phân nhóm thực hiện các công việc này. Những việc tốn công thực hiện nhất cần làm vào những ngày làm việc hiệu quả. Những nhiệm vụ đơn giản hơn có thể làm vào giữa các nhiệm vụ khó, để giúp cho đầu óc, não bộ ta ít nhiều được “nghỉ ngơi”.



Và cũng đừng quên nghỉ ngơi. Lý tưởng nhất là hít thở không khí trong lành, nhưng không phải ai cũng có điều kiện như vậy. Thậm chí những việc nhỏ như đứng dậy khỏi bàn làm việc, đi lại quanh phòng làm việc, để thư giãn cho mắt, giãn gân cốt, chân tay.